Budget

9.   Proposal Budget
      A. Staff and Other Personnel Costs
      B. Supplies, Commodities, Materials
      C. Equipment
      D. Contractual Services
      E. Travel
      F. Transfers and Grants to Counterparts
      G. General Operating and Other Direct Costs
10. Budget by Sector / Cluster
11. Budget Value References (Programming and Cash and Voucher Assistance)
OneGMS Tips: building a good project

L'onglet 'Budget' permet à l'utilisateur de saisir tous les postes budgétaires du projet qui forment le budget total du projet, correspondant à la subvention demandée à OCHA. Le budget doit refléter les activités décrites dans le descriptif du projet et doit tenir compte de la période de mise en œuvre du projet.

Pour remplir l'onglet budget, vous devrez remplir les champs [remark, unit type, unit quantity, unit cost, duration and percentage charged to OCHA]. Au bas de l'onglet, vous trouverez une catégorie permettant de modifier le pourcentage du budget des secteurs.   
Chaque fois que cela est possible et pertinent, veuillez fournir une description suffisamment détaillée des postes (unité, quantité, coûts unitaires, % imputé au CBPF) pour chaque ligne budgétaire. Lorsqu'une décomposition par unité, quantité et coût unitaire n'est pas pratique ou pertinente, veuillez fournir le montant total de l'article, ainsi qu'une description détaillée des coûts.

Le budget est réparti entre les catégories suivantes :

A. Staff and Other Personnel Costs
B. Supplies, Commodities, Materials  
C. Equipment
D. Contractual Services
E. Travel
F.  Transfers and Grants to Counterparts
G. General Operating and Other Direct Costs

Remarque : toutes les données montrées dans les captures d’écran de cet article sont purement indicatives.  

9.   Proposal Budget

A. Staff and Other Personnel Costs   

Veuillez détailler les coûts du personnel, des consultants et des autres personnes recrutées directement par l'organisation pour la mise en œuvre du projet. Indiquez s'il s'agit de personnel national ou international et précisez le niveau, le titre, le rôle, le nombre et le coût unitaire de chaque poste.

Remarque: le CBPF ne finance pas les salaires des employés gouvernementaux.  

Pour ajouter une nouvelle ligne budgétaire, cliquez sur [Add New Row].

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Description des champs:

  •     [Code]: le code de ligne est automatiquement généré par le système.  
  •     [Budget Line Description]: écrivez le titre, le nombre et le coût du personnel requit ainsi que la durée de leur contrat.  
  •     [Remarks]: fournissez une explication détaillée de chaque élément, y compris le rôle, le titre, le grade, la durée et le coût. Précisez si le taux est journalier ou mensuel.
  •     [Unit Description]: indiquez le type de l’unité  (p. ex., personne).
  •     [Unit Quantity]: entrez le nombre de personnel désiré.
  •     [Unit Cost]: entrez le coût en USD, arrondi au dollar le plus proche (p. ex., écrire 15 au lieu de 15,1083).
  •     [Duration]: elle peut être indiquée en mois, jours, ou saisir 1 pour un montant forfaitaire. La durée doit correspondre à ce que vous avez indiqué en remarque.
  •     [% charged to CBPF]: entrez la part qui sera couverte par CBPF, entre 0 et 100%.  
  •     [Total Cost]: est automatiquement calculé par le système selon les informations fournies.  

Après avoir sauvegardé l’onglet, vous serez capable de supprimer une ligne de budget en cliquant sur cette icône s à la fin de la ligne.

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A la fin de la catégorie [Staff and Other Personnel Costs], le système va afficher le budget total de la catégorie et sa part du budget total du projet.

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B. Supplies, Commodities, Materials 

Veuillez détailler les coûts directs et indirects des produits consommables qui seront achetés dans le cadre du projet (p. ex., médicaments, nourriture, articles non alimentaires, tentes, semences, outils, etc,) y compris les coûts de transport, de fret, de stockage et de distribution associés (p. ex., les frais de douane, d'assurance, d'entreposage et autres exigences logistiques) et le matériel de communication pour la formation et la sensibilisation (p. ex., les affiches, les brochures, etc.).

Si un consommable se présente sous la forme d'un kit, veuillez décrire brièvement le contenu du kit dans le champ [Remarks].

Pour les lignes forfaitaires, veuillez décrire le calcul dans le champ [Remarks].   

Pour ajouter une nouvelle ligne, cliquez [Add New Row].

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Description des champs:

  •     [Code]: le code de ligne est automatiquement généré par le système.  
  •     [Budget Line Description]: décrivez brièvement le consumable.   
  •     [Remarks]: Saisissez toutes les remarques nécessaires sur le poste budgétaire, y compris le type, l'unité, le montant, la durée et le coût de la ligne budgétaire. Pour les lignes à montant forfaitaire, veuillez décrire le calcul dans ce champ.
  •     [Unit Description]: indiquez le type de l’unité.
  •     [Unit Quantity]: indiquer le nombre de fournitures consommables.
  •     [Unit Cost]: entrez le coût en USD.
  •     [Duration]: elle peut être indiquée en mois, jours, ou saisir 1 pour un montant forfaitaire. La durée doit correspondre à ce que vous avez indiqué en remarque.
  •     [% charged to CBPF]: CBPF couvre 100% des frais.  
  •     [Total Cost]: est automatiquement calculé par le système selon les informations fournies.

Après avoir sauvegardé l’onglet, vous serez capable de supprimer une ligne de budget en cliquant sur cette icône . à la fin de la ligne.

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A la fin de la catégorie [Supplies, Commodities, Materials], le système va afficher le budget total de la catégorie et sa part du budget total du projet.

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C. Equipment

Veuillez détailler les coûts des biens non consommables qui seront achetés dans le cadre du projet (p. ex., équipement médical, équipement informatique pour les inscriptions, etc.). Seuls les équipements directement liés à la mise en œuvre du projet seront pris en compte.  

Remarque: le CBPF ne finance généralement pas l'achat de véhicules, d'équipements lourds ou de travaux de construction qui ne sont pas de nature temporaire.

Si vous devez ajouter une nouvelle ligne budgétaire, cliquez sur [Add New Row].

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Description des champs:

  •     [Code]: le code de ligne est automatiquement généré par le système.  
  •     [Budget Line Description]: décrivez brièvement le type d’équipement.  
  •     [Remarks]: saisissez toutes les remarques nécessaires sur le poste budgétaire, y compris le type, l'unité, le montant, la durée et le coût de la ligne budgétaire.  
  •     [Unit Description]: indiquez le type de l’unité.
  •     [Unit Quantity]: indiquer le nombre d’équipement.
  •     [Unit Cost]: entrez le coût en USD.
  •     [Duration]: elle peut être indiquée en mois, jours, ou saisir 1 pour un montant forfaitaire. La durée doit correspondre à ce que vous avez indiqué en remarque.
  •     [% charged to CBPF]: CBPF couvre 100% des frais.  
  •     [Total Cost]: est automatiquement calculé par le système selon les informations fournies.

Après avoir sauvegardé l’onglet, vous serez capable de supprimer une ligne de budget en cliquant sur cette icône . à la fin de la ligne.

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A la fin de la catégorie [Equipment], le système va afficher le budget total de la catégorie et sa part du budget total du projet.

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D. Contractual Services 

Veuillez énumérer les travaux et les services de nature commerciale qui feront l'objet d'un contrat dans le cadre du projet et indiquer les noms des entrepreneurs, s'ils sont connus.

Veuillez noter que:  

  •     Les coûts des consultants doivent être répertoriés dans la catégorie [A. Staff and Other Personnel Costs].
  •     Le budget des partenaires gouvernementaux ou des ONG doit figurer dans la catégorie [F. Transfers and Grants to Counterparts].

Si vous devez ajouter une nouvelle ligne budgétaire, cliquez sur [Add New Row].

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Description des champs:

  •     [Code]: le code de ligne est automatiquement généré par le système.  
  •     [Budget Line Description]: indiquer brièvement les travaux et les services de nature commerciale qui feront l'objet d'un contrat dans le cadre du projet.
  •     [Remarks]: saisissez toutes les remarques nécessaires sur le poste budgétaire, y compris l'unité, la quantité, le montant des fonds à transférer, le rôle, les résultats et une ventilation générale du budget. Les détails du budget peuvent être présentés en annexe.
  •     [Unit Description]: indiquer le type d'unité pour chaque contractant.
  •     [Unit Quantity]: indiquer le nombre de contractant.
  •     [Unit Cost]: entrez le coût en USD de chaque contractant.
  •     [Duration]: elle peut être indiquée en mois, jours et doit correspondre à ce que vous avez indiqué en remarque.
  •     [% charged to CBPF]: CBPF couvre 100% des frais.  
  •     [Total Cost]: est automatiquement calculé par le système selon les informations fournies.

Après avoir sauvegarde l’onglet, vous serez capable de supprimer une ligne de budget en cliquant sur cette icône . à la fin de la ligne.

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A la fin de la catégorie [Contractual Services], le système va afficher le budget total de la catégorie et sa part du budget total du projet.

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E. Travel 

Veuillez détailler les frais de voyage du personnel, des consultants et des autres membres du personnel (p. ex. les billets d'avion internationaux et locaux, les indemnités journalières de subsistance (IJS), les primes de risque, etc.   

Si vous avez besoin d'ajouter une nouvelle ligne budgétaire, cliquez sur [Add New Row].

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Description des champs:

  •     [Code]: le code de ligne est automatiquement généré par le système.  
  •     [Budget Line Description]: indiquer brièvement la durée (si elle est connue) et le ut du voyage.
  •     [Remarks]: saisissez toutes les remarques nécessaires sur le poste budgétaire, y compris la destination (si elle est connue), la durée, le but, le nombre de ticket, le cout du voyage, le nombre de jour et les IJS. Précisez s'il s'agit d'un voyage international ou national. Pour les lignes à montant forfaitaire, veuillez décrire le calcul dans ce champ.
  •     [Unit Description]: indiquer le type d'unité pour chaque voyage.
  •     [Unit Quantity]: indiquer la quantité.
  •     [Unit Cost]: entrez le coût en USD.
  •     [Duration]: elle peut être indiquée en mois, jours, ou saisir 1 pour un montant forfaitaire. La durée doit correspondre à ce que vous avez indiqué en remarque.
  •     [% charged to CBPF]: CBPF couvre 100% des frais.  
  •     [Total Cost]: est automatiquement calculé par le système selon les informations fournies.

Après avoir sauvegardé l’onglet, vous serez capable de supprimer une ligne de budget en cliquant sur cette icône . à la fin de la ligne.

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A la fin de la catégorie [Travel], le système va afficher le budget total de la catégorie et sa part du budget total du projet.

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F. Transfers and Grants to Counterparts 

Cette catégorie du budget sera automatiquement créée et alimentée après avoir rempli l'onglet "Subventions" de la proposition de projet.   

Remarque: seul le champ [Remarks] sera modifiable à partir de cet onglet. Les autres champs seront modifiables à partir de l'onglet "Subventions". Si vous souhaitez supprimer une ligne budgétaire, vous pouvez le faire à partir de l'onglet "Subventions".

Les coûts autorisés à être encourus par les partenaires comprennent :  

  •     Le coût du personnel recruté par le partenaire chargé de la sous-exécution pour exécuter les services sous-traités par le partenaire.  
  •     Les coûts opérationnels directs nécessaires à la fourniture des services (p.ex. marchandises, fournitures, transport).   
  •     Les autres coûts directs nécessaires à la réalisation des services/travaux pour ce projet, tels que les frais généraux de fonctionnement et de bureau.

Vous pouvez survoler cette icône . pour afficher le nom du partenaire chargé de la sous-traitance.

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Description des champs:

  •     [Code]: le code de ligne est automatiquement généré par le système.  
  •     [Budget Line Description] (en lecture seule): le nom du sous traitant.  
  •     [Remarks]: inscrire toutes les remarques nécessaires sur le poste budgétaire, y compris l'unité, la quantité, le montant des fonds à transférer, le rôle et les résultats du partenaire chargé de la sous-exécution, ainsi qu'une ventilation générale du budget. Les détails du budget peuvent être présentés en annexe.
  •     [Unit Description] (en lecture seule): l’indication [“subgrant”] est automatiquement affichée.
  •     [Unit Quantity] (en lecture seule): comme il s'agit d'une somme forfaitaire, 1 sera automatiquement affiché.
  •     [Unit Cost] (en lecture seule): il sera automatiquement affiché avec le budget indique dans l’onglet “Subvention”
  •     [Duration] (en lecture seule): comme il s'agit d'une somme forfaitaire, 1 sera automatiquement affiché.
  •     [% charged to CBPF]: CBPF couvre 100% des frais.  
  •     [Total Cost]: est automatiquement calculé par le système selon les informations fournies.

A la fin de la catégorie [Transfers and Grants to Counterparts], le système va afficher le budget total de la catégorie et sa part du budget total du projet.

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G. General Operating and Other Direct Costs 

Veuillez ajouter les frais généraux de fonctionnement et les autres coûts directs pour la mise en œuvre du projet, tels que la location de bureaux, la papeterie et les fournitures, les services publics (télécommunications, Internet, etc.), la location de véhicules et tous les autres coûts qui ne peuvent pas être inclus dans les catégories ci-dessus.

Veuillez noter que:  

  •     Le CBPF ne finance pas les coûts récurrents des opérations et des programmes réguliers de l'agence, tels que les coûts de sécurité réguliers de l'agence, les coûts associés à la conformité aux normes MOSS ou les contributions aux services communs des Nations unies.
  •     Pour toute location de bureaux, veuillez indiquer la location du bureau.
  •     Pour les formations, veuillez répartir correctement le budget par catégorie. Par exemple, pour une formation qui implique l'embauche de consultants pour concevoir et dispenser la formation, et l'achat de matériel de conférence, le coût du consultant doit figurer dans la catégorie [A. Staff and Other Personnel Costs], et les couts de la conférence dans la catégorie [D. Contractual Services.]

Si vous avez besoin d'ajouter une nouvelle ligne budgétaire, cliquez sur [Add New Row].

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Description des champs:

  •     [Code]: le code de ligne est automatiquement généré par le système.  
  •     [Budget Line Description]: indiquer brièvement le type de frais généraux de fonctionnement et d'autres coûts directs pour la mise en œuvre du projet, ainsi que leur localisation si nécessaire.   
  •     [Remarks]: saisissez toutes les remarques nécessaires sur le poste budgétaire, y compris l'unité, la quantité, la durée et le coût de la ligne budgétaire.
  •     [Unit Description]: indiquer le type d'unité pour chaque voyage.
  •     [Unit Quantity]: indiquer la quantité.
  •     [Unit Cost]: entrez le coût en USD.
  •     [Duration]: elle peut être indiquée en mois, jours et doit correspondre à ce que vous avez indiqué en remarque.
  •     [% charged to CBPF]: CBPF couvre 100% des frais.  
  •     [Total Cost]: est automatiquement calculé par le système selon les informations fournies.

Après avoir sauvegarde l’onglet, vous serez capable de supprimer une ligne de budget en cliquant sur cette icône . à la fin de la ligne.

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A la fin de la catégorie [General Operating and Other Direct Costs], le système va afficher le budget total de la catégorie et sa part du budget total du projet. 

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PSC Cost and Total Cost 

Les coûts indirects de soutien au projet (CSP) ou PSC comprennent les CSP au niveau du siège, de la région ou du pays. L'utilisateur doit saisir le taux de CSP, qui ne doit pas dépasser 7 % du total des coûts directs du projet.   Le montant des CSP sera automatiquement calculé et affiché sous le taux des CSP. Le montant CSP comprend le CSP du partenaire sous traitant. Vous pouvez survoler l'icône d'information . pour afficher le partenaire sous traitant et son taux de CSP.

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Le [Total Cost] est automatiquement calculé par le système. C’est la somme du budget total du projet et le CSP.

e
 

10. Budget by Sector / Cluster 

Veuillez indiquer dans le tableau la part du budget de la proposition de projet allouée à chaque secteur. Les modifications apportées ici seront automatiquement reflétées dans l'en-tête de la proposition de projet. 
Dans le cas d'un projet mono-sectoriel, la valeur par défaut du pourcentage du budget demandé sera de 100 %.

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Fields description:

  •     [Sector/Cluster]: le nom du secteur du projet.  
  •     [Percentage of Budget Requested]: entrez la part du budget de la proposition de projet allouée à au secteur.
  •     [Budget Value]: la valeur en USD correspondant au pourcentage sera automatiquement affichée par le système.

 

11. Budget Value References (Programming and Cash and Voucher Assistance) 

Ce tableau en lecture seule référence tous les budgets thématiques indiqués dans les onglets "Programmation" et "Assistance Monétaire" de cette proposition de projet. Il sera automatiquement rempli par le système une fois que vous aurez sauvegardé ces deux onglets.

Remarque: tous les coûts des activités (y compris les interventions en espèces et les activités de protection) doivent être inclus dans le formulaire de budget principal ci-dessus. Ce tableau sert uniquement à donner un aperçu thématique des valeurs budgétaires détaillées dans les onglets "Programmation" et "Assistance Monétaire".

a

OneGMS Conseils : établir un bon budget

Liste de contrôle pour établir un bon budget :

  1.  Le budget doit être soumis via le OneGMS  
     
  2.  Dans le champ [Remarks] section, fournir des détails sur la description de la ligne budgétaire, la quantité et le coût unitaires, la durée, les unités de temps (mois, jours ou somme forfaitaire), le pourcentage imputé au fonds et le total par ligne budgétaire.
     
  3.  La valeur d'une "unité" doit être indiquée dans la description, par exemple Kg, tonnes, boîtes, personnes assistées, etc.  
     
  4.  Détailler le personnel national et international, les consultants et les autres membres du personnel par fonction et fournir les quantités et les coûts unitaires par mois ou par jour pour chaque poste.
     
  5.  Indiquer l'unité ou la quantité ( p. ex. 10 kits, 1000 tonnes métriques) et le coût unitaire des produits, des fournitures et des matériaux à acheter. Le budget narratif doit être utilisé pour refléter l'unité de référence applicable (longueur, volume, poids, surface, etc.).
     
  6.  Fournir des spécifications techniques pour les articles dont le coût unitaire est supérieur à 10 000 USD.
     
  7.  Fournir une décomposition des coûts pour les éléments dont le coût total est supérieur à 10 000 USD. La ventilation des coûts peut être ajoutée via l'onglet Documents de la proposition de projet sous le type "Document budgétaire". Cette ventilation doit se faire sur une feuille Excel.
     
  8.  Fournir des spécifications techniques pour les articles dont les coûts unitaires peuvent varier considérablement en fonction de ces mêmes spécifications (par exemple, pour les générateurs, une référence à la gamme de puissance possible serait suffisante pour évaluer correctement l'exactitude du coût estimé).
     
  9.  Fournir des détails dans le budget narratif sur les contrats afin que l'objet des contrats soit clairement identifié.
     
  10.  Détailler les frais généraux de fonctionnement (p. ex. location de bureaux, télécommunications, Internet, services publics) pour la mise en œuvre du projet, en indiquant la quantité et le coût unitaire. Un montant forfaitaire pour les frais de fonctionnement n'est pas acceptable.  
     
  11.  Les postes à frais partagés dont l'existence est prévue pour toute la durée du projet doivent être facturés pour toute la période et imputés en pourcentage sur le projet (la moitié du coût d'un agent de sécurité, dans le cadre d'un projet de 12 mois, doit être budgétisée à hauteur de 50 % du salaire mensuel pour 12 mois). Les durées inférieures au projet ne sont acceptables que si le poste n'est pas destiné à durer toute la durée du projet. Lors de l'enregistrement des dépenses, le partenaire conservera la possibilité de le faire, dans les limites du montant budgétisé, selon les modalités qui lui conviennent le mieux (facturer 100 % de la garde pour 6 mois). Cette dépense doit être calculée en pourcentage du montant global des coûts partagés et imputée en pourcentage au projet.
     
  12.  Il est préférable de facturer des coûts partagés pour toute la durée du projet. Lors de l'enregistrement des dépenses, le partenaire conservera la possibilité de le faire, dans les limites du montant budgétisé, selon les modalités qui correspondent le mieux à ses besoins (par exemple : pour couvrir la moitié du loyer d'un bureau dans le cadre d'un projet de 12 mois, le partenaire devrait budgétiser le loyer à hauteur de 50 % du coût mensuel pour une période de 12 mois. Le partenaire conserve alors la possibilité de payer la totalité du loyer du bureau pendant 6 mois avec le budget alloué).
     
  13.  Les estimations peuvent être acceptées pour les voyages, à condition que la modalité de calcul de l'estimation soit décrite clairement dans le budget (par exemple, en fournissant des estimations sur le nombre de voyages et la durée moyenne en jours, les taux de l'indemnité journalière de subsistance (IJS), etc.)
     
  14.  Fournissez la liste des articles inclus dans les kits dont la valeur individuelle est égale ou inférieure à 50 USD.
     
  15.  Fournir la liste des articles et le coût estimé par article pour les kits dont la valeur individuelle est supérieure à 50 USD.
     
  16.  Fournir la liste des articles pour les kits standardisés au niveau mondial (cela n'inclut pas les kits standardisés convenus dans chaque pays) comme les kits de prophylaxie post-exposition (PEP), le kit sanitaire d'urgence interagences (IEHK2011), etc.
     
  17.  Dans le cas des travaux de construction, seuls les coûts de main-d'œuvre et les matériaux essentiels connus doivent être budgétisés et détaillés, en indiquant l'unité,la quantité et le coût unitaire. Le budget doit expliquer comment les coûts de construction ont été estimés sur la base d'un prototype standard de bâtiment (latrines, poste de santé, abri), du type de matériaux (bois, préfabriqué, brique/ciment/béton) et de la formule ou du raisonnement utilisé pour estimer les coûts de construction (par exemple, par pied carré ou mètre carré, expériences antérieures, etc.)

Une fois que vous avez complété cet onglet, n'oubliez pas d'enregistrer votre progression, car le système ne l'enregistre pas automatiquement. Les boutons de sauvegarde se trouvent en haut de l'onglet,

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ou en bas de l’onglet.

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